La función BUSCARV en Excel

Las funciones de búsqueda son extremadamente útiles cuando tenemos una enorme cantidad de datos y necesitamos aplicar las fórmulas sólo a unos datos concretos. Para entender mejor las funciones de búsqueda, veamos un supuesto.

Supongamos que disponemos de una tabla con muchos datos de unos alumnos: DNI, nombre, nota, edad, etc. y queremos calcular la media de edad, determinar el alumno que ha sacado la mayor nota, etc.

Para ello lo que haremos será extraer los datos que necesitamos (nota, edad, etc.) buscándolos por un identificador, por ejemplo, el DNI o el nombre. Es una acción similar a la de buscar en una guía de teléfonos, en un directorio, etc.

Su uso es más bien avanzado y requiere cierta consistencia en el uso de funciones y fórmulas más sencillas.

La función de búsqueda más importante es la función BUSCARV (y su análoga BUSCARH). Estas funciones pasaron a llamarse CONSULTAV (y CONSULTAH) con la llegada de Excel 2010, pero en la actualización Sevice Pack I recuperaron su nombre original. Así, usaremos BUSCARV para versiones anteriores a la 2010, CONSULTAV en la versión 2010 sin Service Pack 1, y BUSCARV otra vez en Excel 2010 + Service Pack 1 y  versiones posteriores.

Recordemos que ya hablamos de la función BUSCARV en este artículo.

Estudiemos el uso de la función BUSCARV con un ejemplo, partiremos de la tabla de valores de la Bolsa del Ibex 35 de septiembre de 2010:

Tabla de cotizaciones del IBEX35 de septiembre del año 2010

Ahora, imaginemos que disponemos de una cartera con las acciones que se muestran en la tabla:

Tabla de ejemplo de una cartera de valores de empresas españolas

y queremos saber su valoración actual.

Se trata pues de rellenar esta tabla:

Tabla de ejemplo de cartera de valores para rellenar con la función BUSCARV

Para ello, la operación es, en principio, muy simple: bastaría multiplicar el número de acciones por la cotización en cada momento. El problema viene al tener que buscar digamos “a mano” los valores en la enorme tabla principal.

En la celda C2 ha de aparecer el valor de la cotización actual de las acciones de GAMESA. En la C3 de ABEGOA, en la C4 de IBERDROLA, etc. Para ello usaremos la función BUSCARV.

Su sintaxis es la siguiente:

= BUSCARV(Índice; Rango de búsqueda; indicador de columna; tipo de coincidencia) donde:

  • Índice sería el nombre de la empresa de la cual tenemos acciones,
  • Rango de Búsqueda sería la tabla de las cotizaciones,
  • El indicador de columna sería el número de la columna en la cual se encuentra el dato que queremos obtener, comenzando a contar por la columna más a la izquierda.
  • Tipo de coincidencia: Si se pone VERDADERO o se omite, usará el valor más aproximado (por lo que los valores de la tabla deberán estar ordenados); si se pone FALSO, usará el valor exacto.

Llegados a este punto hay que hacer constar que en mucha literatura y en la propia ayuda de Excel, al primer parámetro le llaman "valor buscado" pero desde mi punto de vista esto puede llevar a error, ya que, en este caso, lo que realmente buscamos es el valor de la cotización, no el nombre de la empresa que ya lo conocemos. Por eso, consider más adecuado llamarlo índice, ya que es el valor que nos va a servir para indentificar la fila de la cual queremos extraer tal o cual valor.

Algo similar ocurre con el último parámetro, al que yo llamo "tipo de coincidencia", pero es frecuente encontrarlo bajo el nombre de "ordenado". Pero de nuevo puede llevar a equívocos ya que lo fundamental (aunque sí importante) no es que la tabla esté ordenada o no, sino si el valor que buscamos es exacto o no. Es decir, podemos buscar un valor exacto y la tabla estar ordenada y el valor del parámetro habrá de ser FALSO (0) y no VERDADERO (1). Sólo si buscamos un valor aproximado es imprescindible que el parámetro esté a VERDADERO (1).

Para nuestro ejemplo, y suponiendo que la tabla de valores del IBEX35 comienza en la celda A1 de la hoja Tabla Bolsa, la función quedaría:

= BUSCARV(A2,’ Tabla Bolsa’!$A$1:$I$36, 2, FALSO)

Hemos utilizado el tipo de coincidencia FALSO, ya que necesitamos exactamente el mismo nombre de la empresa. No nos vale una empresa que se llame parecida.

Se han empleado para el rango de búsquedas las referencias absolutas y para el valor buscado las referencias relativas, para poder escribir las fórmulas en la primera fila y poder copiarlas en las demás.

Para calcular el valor simplemente multiplicamos la cotización por el número de acciones. Para la primera fila quedaría así: = B2*D2

Luego basta copiar la misma fórmula para el resto de filas.

Nuestra tabla de valores quedaría así:

Valores actualizados de una cartera de acciones usando la función BUSCARV

Otras funciones de búsqueda interesantes son la función COINDICIR y la función INDICE, que ya desarrollaremos en posteriores artículos.