Uso de funciones en Excel

Lo primero que tenemos que tener claro al hablar de funciones en excel es que éstas son una parte de la fórmula y no la fórmula en sí, es decir, una fórmula puede tener y tendrá varias funciones, bien unidas con operadores, bien anidadas.

Por ejemplo puedo calcular la media aritmética de un rango de valores usando las funciones SUMA() y CONTAR() de la siguiente forma:

=SUMA(A1:18)/CONTAR(A1:A18).- Suma los valores del rango A1:A18 y los divide por el número de valores de éste. (Esta fórmula sería equivalente a =PROMEDIO(A1:A18)

También puedo meter una función dentro de otra, lo que se conoce como anidamiento de funciones:

=SI(A2>=150;"CARO";SI(A2<=90;"BARATO";"PRECIO MEDIO"))

Hay que tener muy presente que es mucho más importante conocer cómo hay que trabajar con las funciones que saberse decenas de ésta. Lo importante es saber cómo funciona cualquier función, de manera que, si no nos acordamos de algún parámetro o se trata de una función nueva, usando el asistente seamos capaces de operar con ella simplemente viendo su sintaxis.

Asistente de funciones en Excel

Toda función está formada por un nombre o identificador y siempre, obligatoriamente, un paréntesis abierto y otro cerrado. Así pues, si nos referimos a la funcion HOY(), que devuelve la fecha actual, habremos de escribir, obligatoriamente, los paréntesis de apertura y cierre, aunque estos estén vacios.

Además, la función puede necesitar o no, de valores, argumentos o parámetros para poder ejecutarse. Así, tenemos funciones que no necesitan parámetros, como por ejemplo:

  • PI() .- Devuelve el valor del número pi, π = 3,14
  • HOY().- Devuelve la fecha actual
  • AHORA().- Devuelve la fecha y la hora actual

Después, tenemos las funciones que necesitan un único argumento, pudiendo éste ser una única celda o valor o un conjunto de éstas (rango). Por ejemplo, si quiero obtener la raíz cuadrada del número 25, escribiría RAIZ(35), y si lo que necesito es sumar el contenido del rango de celdas de A3 a A18, pondría SUMA(A3:A18). Ambas funciones de un sólo parámetro.

Algunos ejemplos de funciones que admiten un parámetro:

  • RAIZ(A2).- Devuelve la raíz cuadrada del valor que contenga A2.
  • SUMA(A2:B14).- Devuelve la suma de los elementos del rango A2:B14
  • PROMEDIO(A2:B14).- Calcula la media aritmética de los elementos del rango A2:B14

También existen funciones que precisan dos parámetros o más, como por ejemplo, la función POTENCIA(base;exponente), la función SI(condición, valor si verdadero, valor si falso), etc. Cuando una función precisa más de un argumento, éstos han de ir separados por el símbolo punto y coma (;).

Por último, existen funciones que tienen algunos de sus párametros opcionales, de forma que si no se escribe nada en ellos asume un valor por defecto. Así, por ejemplo, la función BUSCARV(índice, tabla, indicador de columna, [valor aproximado]), nos obliga a que le indiquemos un valor como índice, la tabla a buscar ese valor, y el indicador de columna donde está el dato que precisamos, y de manera opcional, nos pide el argumento valor aproximado. Si en ese valor no ponemos nada se asume que buscará un valor aproximado, si queremos obtener el valor exacto habremos de poner un 0.

  • BUSCARV(A20;A2:F15;3).- Devuelve el valor que haya en la columna 3 de la tabla A2:F15 cuyo valor en la columna A sea el más aproximado por defecto a A20.

 

  • BUSCARV(A20;A2:F15;3;0).- Devuelve el valor que haya en la columna 3 de la tabla A2:F15 cuyo valor en la columna A sea exactamente igual a A20. En caso de que no exista, devuelve un mensaje de error código 7 (N/A).

Hay que hacer constar que para que la búsqueda aproximada funcione correctamente, los valores de la columna índice han de estar ordenados. No obstante, la función  buscarv, precisa de un artículo o varios dedicados en exclusiva a ellos.

Actualización 31-marzo-2016: Nuevo artículo sobre la función buscarV publicado, clic aquí.

 

 

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